Checkliste: Im Krisenfall kommunikationsfähig bleiben

Eine klare und effektive Kommunikation während eines Krisenfalls ist entscheidend für Unternehmen. Wenn sie nicht rechtzeitig kommunizieren, verlieren sie die Kontrolle über das Narrativ, und andere Akteure könnten mit ungenauen Informationen die Lücke füllen und den Wiederherstellungsprozess verlangsamen. Gerüchte könnten sich in den sozialen Medien verbreiten, und Mitarbeiter könnten kritische Informationen eigenmächtig weitergeben oder falsche Entscheidungen treffen, die möglicherweise ihre Gesundheit oder sogar ihr Leben gefährden.

Um solche Szenarien zu vermeiden, sollten Unternehmen einen umfassenden Kommunikationsplan entwickeln, der im Fall eines kritischen Ereignisses zum Einsatz kommen kann. Everbridge, ein Spezialist für Critical Event Management, zeigt auf, wie das gelingen kann:

1. Risiken analysieren:

Unternehmen sollten die tatsächlichen Risiken analysieren und die Auswirkungen auf ihren Geschäftsbetrieb einschätzen, falls diese Ereignisse eintreten. Daraus lassen sich gezielte Kommunikationsmaßnahmen ableiten.

2. Verantwortlichkeiten und Abläufe klären:

Ein dediziertes Kommunikationsteam und vorab definierte Kommunikationspläne sind essenziell. Es muss klar festgelegt sein, wer für die Kommunikation hauptverantwortlich ist, wer sie steuert, wer wann mit wem spricht und welche Informationen weitergegeben werden.

3. Alle Zielgruppen berücksichtigen:

Neben internen Ansprechpartnern kann auch eine Kommunikation mit externen Gruppen erforderlich sein, etwa Partner oder Kunden, die durch das kritische Ereignis beeinträchtigt sein könnten. Bei Unternehmen mit kritischer Infrastruktur besteht möglicherweise auch eine Meldepflicht gegenüber Behörden.

4. Textvorlagen erstellen:

Vordefinierte Vorlagen für Benachrichtigungen helfen Unternehmen dabei, effizient und fehlerfrei zu kommunizieren. Unterschiedliche Empfängerkreise benötigen eventuell verschiedene Informationen, aber die Kernaussagen müssen konsistent sein, um einheitlich zu handeln.

5. Multimodal kommunizieren:

Die Verwendung mehrerer Kommunikationskanäle erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Zielpersonen erreicht werden. Informationen sollten über zeitgemäße Wege wie SMS, Push-Nachrichten, E-Mail oder Sprachnachrichten auf privaten und beruflichen Festnetz- und Mobiltelefonen versendet werden.

6. Üben und testen:

Einübung der geplanten Abläufe ohne den Druck des Ernstfalls gibt Unternehmen mehr Sicherheit, dass im Notfall alles reibungslos funktioniert. Testläufe ermöglichen zudem die Aufdeckung möglicher Schwachstellen, die gezielt behoben werden können.

Ein spezielles Critical-Communication-System kann Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Kommunikationspläne optimal unterstützen. Es ermöglicht das Aufsetzen und die Verwaltung von Regeln, Richtlinien und Vorlagen sowie die Automatisierung vieler Abläufe. Dadurch können Zeitverluste durch manuelle Tätigkeiten vermieden, schneller reagiert und menschliche Fehler in der Drucksituation eines kritischen Ereignisses ausgeschlossen werden.

Eine sorgfältige Vorbereitung und eine effiziente Kommunikation sind der Schlüssel zur Resilienz eines Unternehmens im Krisenfall. Die Umsetzung einer gut durchdachten Kommunikationsstrategie kann maßgeblich dazu beitragen, kritische Ereignisse erfolgreich zu bewältigen und die Auswirkungen zu minimieren.