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Warum jede Führungskraft einen guten Plan für das Risikomanagement haben sollte

Betriebsleiter jonglieren täglich mit verschiedenen Risiken, die es zu bewerten und zu minimieren gilt. Gleichzeitig müssen Strategien zur Vermeidung künftiger Risiken entwickelt werden. Dabei steht viel auf dem Spiel: Risikofolgen reichen von Produktivitätsverlusten – wenn die Mitarbeiter mit der Behebung von Fehlern beschäftigt sind – bis hin zu Geldverschwendung, wenn Fristen und Fortschritte nicht eingehalten werden.

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Risikomanagement
Foto: ©AdobeStock/Robert Kneschke

Ein Risikomanagementplan hilft Führungskräften, Risiken optimal zu steuern. Die sorgfältige Analyse erfordert kluge Entscheidungen über die Ressourcenverteilung, um effizient zu handeln. Das ultimative Ziel einer Führungskraft ist es, unvermeidbare Risiken in Chancen für einen erfolgreichen Betrieb umzuwandeln – eine anspruchsvolle Aufgabe, wie Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, betont.

Compliance, Regulierung und betriebliche Risiken

Betriebsleiter sind ständig auf der Suche nach Risiken im Zusammenhang mit Gesetzen, Vorschriften und betrieblichen Abläufen, die den Betriebsablauf negativ beeinflussen könnten.

Sich ändernde Gesetze und Vorschriften stellen ein Risiko dar, wenn Unternehmen nicht schnell genug Anpassungen vornehmen, um die Vorschriften einzuhalten. Die Bewältigung dieser Risiken kann Zeit und Ressourcen vom normalen Geschäftsbetrieb abziehen.

Operative Risiken beinhalten Fehler oder Versäumnisse im täglichen Geschäft, die schnell behoben werden müssen, um größere Unterbrechungen zu vermeiden. Diese Risiken belasten Betriebsleiter, da sie mit verschiedenen Abteilungen koordinieren müssen, um potenzielle Probleme zu entschärfen. Dies erfordert zusätzliche Zeit und Ressourcen, die bereits knapp sind.

„Für Betriebsleiter können die Risiken im Zusammenhang mit Vorschriften, Gesetzen und betrieblichen Abläufen überwältigend werden, wenn sie nicht angemessen gehandhabt werden. Ein Beispiel für ein solches Risiko sind zu komplexe, manuelle Prozesse, die zu Ineffizienzen führen. Ganz gleich, ob es sich um Kundendienstvereinbarungen oder die Implementierung neuer Systeme handelt, jede Art von Risiko kann zu unerwarteten Ineffizienzen und Fehlern führen, die das Unternehmen letztendlich übermäßig viel Geld kosten und die Produktivität beeinträchtigen,“ so Cosima von Kries dazu.

Risikomanagementplan mit Geschäftsprozessmanagement und Automatisierung

Um Risiken effektiv zu managen, benötigen Führungskräfte proaktive Prozesse, die Risiken frühzeitig erkennen, identifizieren und kontrollieren, bevor sie zum Problem werden. Durch die Implementierung und Automatisierung geeigneter Prozesse können Betriebsleiter in jeder Situation selbstbewusst präzise Strategien anwenden und die Auswirkungen von Risiken minimieren.

Cosima von Kries betont, dass Prozessmanagement und -automatisierung Führungskräften die Möglichkeit bieten, Risiken zu minimieren. Dies sollte als wichtiger Bestandteil der Managementstrategie in Betracht gezogen werden.

Prozessautomatisierung reduziert das Risiko weiter, indem sie fehleranfällige, sich wiederholende und manuelle Aufgaben automatisiert. Dadurch verbessert sich die Genauigkeit der Daten und die Effizienz der Abläufe. Diese proaktive Strategie unterstützt operative Teams dabei, potenzielle Fehler zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie auftreten, was Zeit und Geld spart. Zudem ermöglicht die Echtzeitüberwachung den Verantwortlichen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass unerwartete Risiken schnell erkannt und behoben werden.

Beispiele hierfür sind digitale Formulare, automatisierte Dokumentenzusammenarbeit, Workflows, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Geschäftsregelmanagement, analytisches Dashboarding, Datenintegrationslösungen und kollaborative Entscheidungsfindung.

Kontinuierliche Prozesspflege und -steuerung

Damit Prozesse sinnvoll bleiben, müssen sie regelmäßig überprüft und angepasst werden, um die aktuellen Geschäftsabläufe einer Organisation widerzuspiegeln. Wenn Prozesse nicht auf dem neuesten Stand sind, können fehlerhafte Abläufe entstehen, die nicht zur Arbeitsweise des Unternehmens passen.

„Viele Abteilungen umgehen oft Prozessprobleme, was die Produktivität langsam beeinträchtigt und das Risiko für das Unternehmen erhöht. Verlorene Kunden, Regelverstöße, fehlgeschlagene Audits oder sogar Rufschädigungen können Gründe für eine Änderung sein“, erklärt Cosima von Kries.

Ein effektives Prozessmanagement sorgt dafür, dass Prozesse regelmäßig aktualisiert und automatisiert werden, um alle Veränderungen zu berücksichtigen. Dies kann die Effizienz des Betriebsteams verbessern, indem Abläufe optimiert und potenzielle Risiken identifiziert werden.

Kaputte Prozesse führen zu unkontrolliertem Risiko

Im Jahr 2023 hat Nintex eine Untersuchung durchgeführt, um die weltweit am häufigsten unterbrochenen Prozesse besser zu verstehen. Über 1.400 Großunternehmen in 12 Ländern wurden befragt. Laut den Befragten haben die Betriebsabteilungen mehr fehlerhafte Systeme und Prozesse als jede andere Abteilung. 77 Prozent gaben an, dass Betriebsabteilungen auch ein Hindernis für die Automatisierung ihrer eigenen Prozesse darstellen können.

Interessierte finden wichtige Informationen zum Aufbau eines Risikomanagementplans in einem separaten eBook. Es behandelt Themen wie die wichtigsten Geschäftsrisiken und Tipps für einen umfassenden Ansatz zum Risikomanagement und wie Unternehmen Prozessmanagement und Automatisierung für das Risikomanagement nutzen können. Das eBook in englischer Sprache kann kostenlos hier heruntergeladen werden.

Cosima von Kries
Foto: Nintex

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA

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