Empfängerüberprüfung wird Pflicht: : Was VoP für Unternehmen bedeutet
Ab dem 9. Oktober 2025 müssen Banken bei elektronischen Überweisungen prüfen, ob der Empfängername mit dem hinterlegten Kontoinhaber übereinstimmt. Die sogenannte Verification of Payee soll Betrug und Fehlüberweisungen verhindern. Für Unternehmen und Kanzleien bedeutet das: Prozesse anpassen – und zwar schnell.
Die Empfängerüberprüfung (Verification of Payee, kurz VoP) tritt im Oktober 2025 verbindlich in Kraft. Ziel ist es, bei elektronischen Überweisungen das Risiko von Fehlleitungen zu senken und den Schutz vor Betrug zu erhöhen. Während Privatpersonen diese Neuerung kaum bemerken werden, sind Unternehmen und Steuerberatungskanzleien gefordert, ihre Zahlungsprozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Bereits ab dem 5. Oktober 2025 steht die technische Infrastruktur bereit. Ab dem 9. Oktober sind Banken verpflichtet, den Abgleich vorzunehmen. Dabei kommt ein Ampelsystem zum Einsatz: „Übereinstimmung“ (grün), „mit Abweichungen“ (gelb) und „keine Übereinstimmung“ (rot). Dieses Ergebnis wird unmittelbar an die Banking-Software zurückgespielt und muss von den verantwortlichen Mitarbeitern bewertet werden.
Haftung bleibt beim Auftraggeber – mit Ausnahme
Die wichtigste Frage lautet: Ändert sich die Haftung? Grundsätzlich nicht. Wird eine Überweisung trotz roter Anzeige ausgeführt, liegt das Risiko weiterhin beim Auftraggeber. Nur wenn die Bank eine Übereinstimmung bestätigt, trägt sie die Verantwortung im Fall einer Fehlüberweisung.
Bei einem gelben Ergebnis zeigt die Bank zusätzlich den korrekten Kontoinhaber an. Dadurch können Unternehmen das Risiko besser einschätzen und gegebenenfalls den Empfängernamen korrigieren. Entscheidend ist also, wie die Mitarbeiter mit Abweichungen umgehen – und wie klar die internen Richtlinien dafür definiert sind.
Die Zahl der kritischen Fälle hängt unmittelbar von der Qualität der Stammdaten ab. Um unnötige Abbrüche oder Verzögerungen zu vermeiden, sollten Unternehmen schon vor dem Stichtag die bei Lieferanten und Partnern hinterlegten Empfängerbezeichnungen prüfen und bei Bedarf aktualisieren.
Sammelzahlungen: Opt-In oder Opt-Out
Eine Besonderheit gilt für Sammelüberweisungen. Hier können Unternehmen entscheiden, ob sie die Empfängerüberprüfung aktivieren (Opt-In) oder bewusst deaktivieren (Opt-Out). Die Deaktivierung erleichtert die Abwicklung, bedeutet jedoch den Verzicht auf eine zusätzliche Sicherheitsstufe.
Im Vorfeld muss daher klar festgelegt werden, welche Strategie gewählt wird. Gerade bei Zahlungen über EBICS oder PIN/TAN-Verfahren sollten Unternehmen prüfen, ob eine fallweise Entscheidung sinnvoll ist oder ob sie generell ein Opt-In oder Opt-Out bevorzugen.
Besonders im Sammelzahlungsprozess ist entscheidend, wie mit Close-Matches und No-Matches umgegangen wird. Soll eine Zahlung bei Abweichungen gestoppt werden? Wer ist befugt, eine Korrektur vorzunehmen oder die Zahlung freizugeben?
Hier braucht es eindeutige Richtlinien. Unternehmen können zum Beispiel Quoten definieren: ab einer bestimmten Anzahl von No-Matches in einem Sammelauftrag wird dieser automatisch gestoppt. Ebenso sollte festgelegt sein, welche Betragsgrenzen eine manuelle Prüfung erfordern.
Kunden frühzeitig informieren
Auch die Kommunikation mit den eigenen Kunden spielt eine Rolle. Wer verhindern will, dass Überweisungen abgebrochen werden, weil die Empfängerdaten nicht passen, sollte sicherstellen, dass die Rechnungen den korrekten Kontoinhabernamen enthalten.
Eine Analyse der bisherigen Zahlungseingänge kann aufzeigen, wo Abweichungen existieren. Kunden mit fehlerhaften Angaben sollten gezielt informiert werden. Zusätzlich empfiehlt sich ein Hinweis auf der Rechnungsvorlage, damit Zahlungen reibungslos durchgehen.
Fazit: Handlungsbedarf bis Oktober
Die Empfängerüberprüfung ist kein bloßes Detail, sondern ein Eingriff in die Zahlungsprozesse, der organisatorische und technische Anpassungen erfordert. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, können Probleme vermeiden und profitieren von zusätzlicher Sicherheit im Zahlungsverkehr.
Der Stichtag 9. Oktober 2025 ist verbindlich. Wer bis dahin klare Regeln, gepflegte Stammdaten und transparente Kommunikation etabliert, stellt sicher, dass Zahlungen weiterhin zuverlässig und ohne unnötige Unterbrechungen laufen.
Weitere Informationen: go.datev.de/vop
Ausführliche Hinweise zu den Prozessänderungen: go.datev.de/vop-aenderungen-oktober
